Privacyverklaring

Laatst gewijzigd: 19 september 2026

ZH Administraties en Advies hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken, waarom wij dit doen, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

Wie zijn wij?

ZH Administraties en Advies is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsnaam: ZH Administraties en Advies
Vestigingsadres: Schipluidenlaan 33 5035KC Tilburg
KvK-nummer: 42164819
BTW-identificatienummer: NL869998080B01
E-mailadres: Info@zhadministraties.nl
Telefoonnummer: +31 6 34820390
Website: www.zhadministraties.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, communicatie, wettelijke verplichtingen en bedrijfsvoering.

Afhankelijk van uw relatie met ons kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

Contactgegevens

voor- en achternaam.
bedrijfsnaam.
adresgegevens.
e-mailadres.
telefoonnummer.

Gegevens van ondernemers en bedrijven

KvK-nummer.
btw-identificatienummer.
bedrijfsgegevens.
gegevens van bestuurders, vennoten en/of vertegenwoordigers.
UBO-gegevens.
gegevens die noodzakelijk zijn voor cliëntenonderzoek.

Financiële en administratieve gegevens

Wanneer u gebruikmaakt van onze administratieve of fiscale dienstverlening kunnen wij onder andere verwerken:

bankgegevens.
factuurgegevens.
omzetgegevens.
kosten- en inkoopgegevens.
verkoopgegevens.
gegevens uit de financiële administratie.
gegevens die noodzakelijk zijn voor belastingaangiften.
gegevens die noodzakelijk zijn voor jaarrekeningen.
overige financiële gegevens die u aan ons verstrekt in het kader van onze opdracht.

Gegevens die u zelf verstrekt.

Wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website, kunnen wij de gegevens verwerken die u zelf invult of aan ons verstrekt.

Wij verzoeken u om via het algemene contactformulier geen gegevens te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor uw vraag.

Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken.
Het opstellen en versturen van offertes.
Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten.
Het verzorgen van administratieve en boekhoudkundige werkzaamheden.
Het verzorgen van belastingaangiften voor zover dit onderdeel is van onze opdracht.
Het samenstellen van jaarrekeningen en financiële overzichten.
Het onderhouden van contact met klanten.
Het uitvoeren van cliëntenonderzoek en het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder waar van toepassing verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
Het factureren en innen van onze werkzaamheden.
Het behandelen van klachten en geschillen.
Het beschermen van onze systemen, bedrijfsvoering en dienstverlening.
Het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor deze zijn verzameld, tenzij dit op grond van de AVG of andere toepasselijke wetgeving is toegestaan.

Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij gebruikmaken van de volgende grondslagen:
Uitvoering van een overeenkomst.
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst bepaalde stappen te ondernemen.
Dit kan bijvoorbeeld gelden wanneer wij uw administratie verzorgen of een offerte opstellen.
Wettelijke verplichting.
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op fiscale, administratieve, financiële of Wwft-verplichtingen.
Gerechtvaardigd belang.
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van ZH Administraties en Advies, mits uw privacybelangen niet zwaarder wegen.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het beveiligen van onze systemen, het voeren van onze administratie of het behandelen van geschillen.

Toestemming

Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming vereist is, vragen wij hiervoor vooraf toestemming.

Wanneer de verwerking uitsluitend op toestemming is gebaseerd, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

Verwerking van financiële en fiscale gegevens

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens verwerken die onderdeel zijn van uw administratie of belastingaangifte.

Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op u, uw medewerkers, klanten, leveranciers of andere personen die in uw administratie voorkomen.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze opdracht en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wanneer wij persoonsgegevens namens een klant verwerken en daarbij kwalificeren als verwerker in de zin van de AVG, worden de verantwoordelijkheden en afspraken waar nodig vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Delen wij persoonsgegevens met derden?

Wij verstrekken persoonsgegevens niet zomaar aan derden.

Wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

belastingautoriteiten.
overheidsinstanties.
banken of financiële instellingen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.
softwareleveranciers die wij gebruiken voor onze administratie of dienstverlening.
hosting- en IT-dienstverleners.
externe adviseurs of deskundigen wanneer dit noodzakelijk is.
andere partijen wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, beoordelen wij of hiervoor afspraken moeten worden gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

Wij blijven verantwoordelijk voor de verwerking waarvoor wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden.

Verwerkers en beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, vernietiging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de verwerking kunnen maatregelen bestaan uit:
beveiligde systemen.
toegangsbeperkingen.
sterke wachtwoorden.
waar mogelijk meervoudige authenticatie.
actuele software.
beperkte toegang tot persoonsgegevens.
vertrouwelijke behandeling van klantgegevens.
beveiligde digitale communicatie.
back-ups.
procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.

Wij geven medewerkers en andere personen die toegang hebben tot persoonsgegevens uitsluitend toegang voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij op grond van een wettelijke verplichting gegevens langer moeten bewaren.

Voor bepaalde administratieve en fiscale gegevens kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden. Deze wettelijke bewaartermijnen gaan voor op het uitgangspunt van zo kort mogelijk bewaren.

Wanneer geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is, bepalen wij de bewaartermijn op basis van de noodzaak van de verwerking, onze administratie, eventuele contractuele verplichtingen en mogelijke geschillen.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke verplichting bestaat om deze te bewaren, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Contactformulier op onze website

Wanneer u gebruikmaakt van ons contactformulier, verwerken wij de gegevens die u in het formulier invult.
Dit kan bijvoorbeeld uw:

naam.
bedrijfsnaam.
e-mailadres.
telefoonnummer.
bericht.

betreffen.

Deze gegevens gebruiken wij om uw vraag of verzoek te behandelen en eventueel contact met u op te nemen.

Wij vragen u via het contactformulier geen vertrouwelijke financiële, fiscale of andere gevoelige documenten te versturen.

Voor het veilig aanleveren van documenten kunnen wij gebruikmaken van een afzonderlijk beveiligd aanleveringssysteem.

E-mail en communicatie

Wanneer u per e-mail, telefoon of op een andere manier contact met ons opneemt, kunnen wij uw contactgegevens en de inhoud van uw communicatie verwerken.

Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek te behandelen, vragen te beantwoorden en onze dienstverlening uit te voeren.

Cookies

Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van deze website. Wanneer wij analytische, tracking- of andere niet-noodzakelijke cookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, zullen wij u hierover informeren en waar nodig vooraf toestemming vragen.


Uw privacyrechten

U heeft onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u het recht om:

uw persoonsgegevens in te zien.
onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
persoonsgegevens te laten verwijderen.
de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken.
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
uw persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is.
een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Niet ieder recht kan in iedere situatie worden uitgeoefend. Zo kunnen wij bijvoorbeeld verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens sturen naar:

E-mail: info@zhadminstraties.nl

Vermeld bij uw verzoek bij voorkeur:

uw naam.
hoe wij contact met u kunnen opnemen.
welk recht u wilt uitoefenen.
indien mogelijk, op welke persoonsgegevens uw verzoek betrekking heeft.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Dit doen wij om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Wij proberen uw verzoek zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn te behandelen.

Klachten over de verwerking van persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen uw klacht in overleg met u op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt.

Meer informatie over uw privacyrechten en het indienen van een klacht vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken en beveiligingsincidenten

Wij nemen maatregelen om persoonsgegevens goed te beveiligen.

Wanneer zich ondanks deze maatregelen een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens verloren gaan, onrechtmatig worden verwerkt of toegankelijk worden voor onbevoegde personen, beoordelen wij of sprake is van een datalek in de zin van de AVG.

Wanneer een datalek moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens, doen wij dit binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Indien de wet dit vereist, informeren wij ook de betrokken personen.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Wanneer voor onze dienstverlening gebruik wordt gemaakt van een leverancier waarbij persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk kunnen zijn, beoordelen wij of de doorgifte voldoet aan de AVG en of passende waarborgen aanwezig zijn.

Indien noodzakelijk maken wij gebruik van de daarvoor wettelijk toegestane waarborgen.

Kinderen

Onze dienstverlening is niet specifiek gericht op kinderen.

Wij verzamelen via onze website niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder dat hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.

Mocht u vermoeden dat wij persoonsgegevens van een kind hebben verzameld zonder de vereiste toestemming of andere wettelijke grondslag, neem dan contact met ons op.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, website of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie staat op onze website.

Bovenaan deze privacyverklaring vermelden wij de datum waarop deze voor het laatst is gewijzigd.

Verantwoordelijkheid voor persoonsgegevens binnen uw administratie

Wanneer u ons opdracht geeft om uw administratie, boekhouding of belastingaangiften te verzorgen, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die u of uw onderneming aan ons verstrekt.

Afhankelijk van de betreffende verwerking kunnen wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker in de zin van de AVG.

Wanneer wij als verwerker namens u persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig aanvullende afspraken over de verwerking en beveiliging van deze persoonsgegevens.

Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan?
Neem dan contact met ons op:

ZH Administraties en Advies
Schipluidenlaan 33
5035KC
+31 6 34820390
info@zhadministraties.nl
www.zhadministraties.nl
KvK: 42164819
BTW-id: NL869998080B01
Laatst gewijzigd: 19 september 2026